Wolfplex Hackerspace ASBL/Assemblée générale/Participation à distance
La participation par voie électronique aux assemblées générales a toujours été organisée par notre association.
Depuis décembre 2020, le code des sociétés et associations encadre cette pratique et demande la communication d'une "description claire et précise des procédures relatives à la participation à distance".
Procédure
Participation
La participation à l'assemblée générale se fait via un moyen de vidéoconférence.
À défaut de toute autre précision sur la convocation de l'assemblée générale, il s'agit de la plate-forme Jitsi à l'adresse https://meet.jit.si/wolfplex
La participation via la plate-forme de vidéoconférence se fait dans les mêmes conditions que physiquement au siège de l'association.
Bureau de l'AG : en cas de dysfonctionnement de Jitsi, tout autre serveur Jitsi, ou à défaut, toute autre plate-forme de vidéoconférence peut être utilisée comme solution de secours, l'adresse doit immédiatement être communiquée sur le canal IRC #wolfplex.
Membres et invités : en cas de difficulté à rejoindre cette adresse, ou l'adresse mentionnée sur la convocation, il convient de se connecter sur le canal IRC #wolfplex afin de signaler le problème ou de consulter les informations sur une méthode alternative.
Contrôle de la qualité et identité du membre
La participation à distance se fait sans formalité particulière pour les membres adhérents, ainsi que pour les personnes invitées à l’assemblée générale ne disposant pas de la qualité de membre.
Lorsqu’un membre effectif souhaite participer à l’assemblée générale à distance, afin de pouvoir exercer son droit de vote :
- il signale son intention de participer à un membre de l’organe d’administration qui le connaît personnellement et peut l’identifier ;
- à défaut, s’il ne peut être reconnu, il peut présenter un document d’identité approprié, tel qu’une carte d’identité électronique belge (eID) ou un passeport, via un flux vidéo, afin d’établir son identité ;
- dès que cette formalité est accomplie, la méthode utilisée pour vérifier l’identité et la qualité de membre est consignée au procès-verbal. Il est alors réputé participer à l’assemblée générale en tant que membre effectif, et son droit de vote est automatiquement reconnu.
Vote préalable
Le vote préalable n'est pas prévu par les statuts. Aucune disposition sur le vote à distance avant l'assemblée générale n'est donc nécessaire.
Le membre effectif souhaitant voter mais ne pouvant participer à l'assemblée générale peut donner une procuration écrite à un autre membre.
Historique
De 2011 à 2014, la participation aux assemblées générales se faisait sur via le serveur Mumble.
Le siège social disposait d'un PC portable diffusant de façon bidirectionnelle l'audio lieu physique de l'AG <> serveur Mumble. Dans la pratique, seuls des invités non membres effectifs ont utilisés cette faculté.
Références
- Code des sociétés et des associations (CSA), art. 9:16/1