Bulletin:Wolfplex Hackerspace ASBL/2023
Mai 2023
UBO
Il existe une obligation de maintenir un registre UBO à jour. Ce registre doit noter divers enregistrements de bénéficiaires effectifs :
- membres du conseil d'administration
- personnes habilitées à représenter le conseil d'administration
- personnes chargées de la gestion journalière
- la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l'asbl (ou aisbl) ou la fondation a été constituée ou opère
Pour une ASBL, contrairement à une fondation, les membres fondateurs NE sont PAS des bénéficiaires effectifs
Le registre a été mis à jour ce mardi 11 mai avec les informations suivantes :
- membres du conseil d'administration : informations reprises sur les statuts (Sinuso, Dereckson) à titre temporaire jusqu'à la prochaine AG
- catégorie de personnes : "personnes intéressées et bénéficiaires de la transmission de savoir, notamment dans les domaines informatiques, technologiques, scientifiques et des arts numériques"
Lors de la prochaine assemblée générale, il y a aura lieu de mettre à jour :
- membres du conseil d'administration : immédiatement, puisque Sinuso n'a pas donné signe de vie / souhait de continuer un mandat, et qu'il semble donc important dans son intérêt de noter la fin du contrôle dans le registre
- personnes habilitées à représenter le conseil d'administration : le cas échéant
- personnes chargées de la gestion journalière : le cas échéant
Si vous êtes un bénéficiaire effectif au sens du registre UBO, vous trouverez les informations devant être communiquées aux bénéficiaires effectifs ici : Registre UBO
✅ Les informations du registre UBO ont été confirmées au 11 mai 2023. --Dereckson (discussion) 11 mai 2023 à 12:22 (UTC)
- Sinuso a été contacté à ce sujet, normalement ET par mes soins, ET par une notification automatisée e-box du registre UBO directement, je n'ai pas eu de réponse ou remarque spécifique en la matière. --Dereckson (discussion) 16 mai 2023 à 12:58 (UTC)
e-box entreprise
❌ Wolfplex Hackerspace ASBL N'est à ce jour PAS ENCORE activée au niveau e-box entreprise. --Dereckson (discussion) 11 mai 2023 à 11:55 (UTC)
Assurance volontaires
Une demande a été adressée à la province du Hainaut pour renouveler l'assurance volontaire pour 32 jours :
- 24 jours de participation aux projets de développement open source pour Nasqueron
- 8 jours de participation aux projets de mapping OpenStreetMap
Mise à jour du 25 mai. Cette demande a été approuvée par le collège de la Province du Hainaut. Le numéro de police est le 45.428.094, il faut vérifier s'il n'a pas été modifié pour mettre à jour les documents d'informations aux volontaires le cas échéant.
Un registre doit être tenu avec :
- la liste des activités
- les dates des activités
- un descriptif
- le nombre de bénévoles dédiés à cette activité
En cas de sinistre, il faut contacter Ethias dans les 8 jours en remplissant cette déclaration à camille.hanssenne@ethias.be (04/220.33.12) ; il faut aussi joindre la décision favorable du collège et le formulaire qu'on avait envoyé pour la demande. Je dispose de ces deux documents, je présume qu'il serait seyant que nous les stockassions sur une instance NextCloud. --Dereckson (discussion) 25 mai 2023 à 15:57 (UTC)
P.S. Il s'agit de la 240e décision rendue pour l'année 2023 pour le Hainaut. La région wallonne comporte 40 828 ASBL, mais je n'ai pas de ventilation par province. Bref, c'est peu quand on sait que l'assurance des volontaires est OBLIGATOIRE depuis la loi de 2003.
Assemblée générale à venir
Une assemblée générale doit prochainement être convoquée par le conseil d'administration.
Points à examiner à l'ordre du jour :
- approbation du procès-verbal de la précédente assemblée générale
- candidatures membres adhérents et effectifs
- décharge du conseil d'administration sortant
- élection du nouveau conseil d'administration
- approbation des comptes annuels
Tout autre point peut être mentionné dans cette section.
- Les comptes annuels sont prêts pour la période depuis le dernier dépôt jusqu'en 2022 inclus. --16 mai 2023 à 18:54 (UTC)
Juillet 2023
Assemblée générale ordinaire 2023-07-22
Date : samedi 22 juillet 2023
Lieu : Charleroi - Rue de la Science, 14
Participer à l'AG :
- Présentiel
- Jitsi @ https://meet.jit.si/wolfplex
Les membres de Wolfplex Hackerspace ASBL sont convoqués à l'assemblée générale ordinaire ce samedi 22 juillet 2023.
Ordre du jour :
- approbation du procès-verbal de la précédente assemblée générale
- candidatures membres adhérents et effectifs
- décharge du conseil d'administration sortant
- élection du nouveau conseil d'administration
- approbation des comptes annuels
- présentation du projet Nasqueron
- orientations 2023-2024 : local et activités
- divers
Tout autre point peut être examiné à la demande du quorum des membres prévus par les statuts.
Votes et procurations : les procurations doivent être communiquées à un membre du conseil d'administration pour le 15 mai au plus tard. Pour rappel, chaque membre effectif ne peut être porteur que d'une seule procuration pour un autre membre.
- Compte-rendu pris à la volée sur Etherpad : Fichier:AG 2023-07-22 compte-rendu.pdf
Assemblée générale à venir
L'assemblée générale ordinaire de 2023 a approuvé les comptes annuels et s'est prononcée sur les demandes d'adhésion des membres.
Elle a aussi décidé le report de tous les autres points à une seconde AG qui permettra d'inclure plus de monde.
Choix de la date et l'heure :
- l'AG est proposée pour soit le week-end dans l'après-midi, soit durant les horaires des tech circles du mardi soir
- le choix de la date est ouvert sur https://framadate.org/wolfplex-ag-2023-II (attention, ce sont les heures locales de Charleroi, il convient de retrancher 2 heures pour l'horaire UTC)
--Dereckson (discussion) 22 juillet 2023 à 16:33 (UTC)
Ordre du jour
- approbation du procès-verbal de la précédente assemblée générale
- modification des statuts - mise en conformité avec le code des associations
- candidatures membres adhérents et effectifs
- décharge du conseil d'administration sortant
- élection du nouveau conseil d'administration
- présentation du projet Nasqueron
- orientations 2023-2024 : local et activités
- divers
La proposition intégrale de modification des statuts doit être ajoutée dans l'ordre du jour. --Dereckson (discussion) 27 juillet 2023 à 16:47 (UTC)
Dépôt des comptes annuels
Les comptes annuels ont été déposés au greffe.
Le greffe nous informe à cette occasion :
- que les statuts doivent être mis en conformité avec le nouveau code des sociétés et associations pour le 1er janvier 2024 au plus tard ;
- que l'adresse est notée comme radiée à la BCE.
Ces points doivent retenir notre attention :
- un courrier à la BCE est en cours de rédaction pour demander l'annulation de la radiation de l'adresse
- l'AG de septembre devra adopter les nouveaux statuts.